Avant la crise du coronavirus, les entreprises décidaient seules si elles voulaient que leurs employés travaillent à distance ou si elles voulaient avoir une obligation de présence à plein temps dans les bureaux. Soudain, le monde a basculé et une majorité d’entreprises ont dû changer et s’adapter à un modèle de travail à distance.
Cependant, même lorsque les taches de travail à domicile prennent fin, savoir comment gérer efficacement une réunion à distance reste une grande compétence à posséder. Il est également probable que cette expérience de travail à distance – au moins une partie du temps, si ce n’est la totalité – aura recueilli quelques partisans. Voici dix astuces pour vous aider à rendre vos réunions à distance plus efficaces.
1- Vous avez besoin d’excellents outils technologiques
Lorsque vous travaillez dans une culture du “apportez votre équipement personnel de communication”, les gens disposent d’une variété de systèmes et de capacités. Vos employés, cependant, n’ont peut-être pas ce qu’il faut pour participer à une vidéoconférence réussie. Envisagez de normaliser les ordinateurs portables, ou du moins de fixer une norme minimale afin que la vidéoconférence soit claire et efficace.
Vous devrez disposer de plusieurs types de technologies convenues pour les réunions à distance afin que les employés deviennent efficaces et expérimentés. Cela peut également signifier investir dans des casques de qualité, qui peuvent aider à bloquer les bruits de fond et à éviter les réactions des autres lors de l’appel vidéo.
2- Considérer les principes de base d’une réunion réussie
Les conversations en aparté et les bavardages avant une rencontre en face à face sont courants, mais ils ne fonctionnent pas toujours aussi bien dans les situations virtuelles. Les experts en réunions suggèrent d’avoir une structure formelle, un facilitateur attitré, un ordre du jour et de fixer des limites de temps pour que votre réunion virtuelle se déroule bien.
Comme pour toute réunion réussie, vous devrez également être franc quant à la raison pour laquelle vous vous réunissez, l’objectif et ce que vous attendez comme décision, comme résultat / résultats par la suite.
3-Ne sous-estimez pas le facteur de socialisation
Plusieurs raisons peuvent inciter les employés à distance à organiser des réunions : partage d’informations, recherche de solutions, coordination des activités et, de manière générale, constitution de l’équipe. Mais une raison importante pour tenir une réunion à distance est la socialisation. Les équipes situées à distance doivent créer des liens sociaux afin de mieux travailler ensemble. En ce moment, il se peut que vous deviez tenir plus de réunions qu’en temps “normal”, car de nombreuses personnes se sentent isolées et déconnectées les unes des autres.
Plus vous pouvez créer un sentiment d’appartenance à une communauté, plus la santé émotionnelle et les performances professionnelles de chacun s’améliorent. Une réunion bien gérée peut en fait être un point positif dans une journée autrement morne et déprimante.
Une activité ou un brise-glace virtuel vous aidera également à démarrer la réunion à distance sur une note positive et vous encouragera à aborder le sujet principal de manière plus sensée que par des bavardages inutiles. Même une activité brise-glace amusante contribue à réchauffer la conversation du groupe.
4- Coupez le son lorsque c’est nécessaire
Les bruits de fond, tels que les personnes prenant des notes sur leur ordinateur portable, ajoutent un bruit énorme à une réunion virtuelle. Rappelez aux participants qu’ils doivent rester muets s’ils doivent taper ou s’ils sont exposés à d’autres bruits de fond, comme des enfants, des téléviseurs, la circulation et des animaux domestiques.
5- Partagez vos réactions
Même si vous pouvez voir les membres de votre équipe, plus il y a de personnes dans la réunion à distance, moins vous pouvez voir les indices faciaux des autres et lire le langage corporel, éléments essentiels de la communication dans un tel environnement. Cela peut conduire à une expérience inconfortable.
Avec des personnes muettes, associées à un manque de langage corporel et à la maladresse générale de la réunion à distance, vous pouvez avoir du mal à savoir comment les gens réagissent.
Si quelqu’un fait une blague, dites à haute voix “C’est drôle”, car il se peut qu’il ne voie pas votre sourire ou n’entende pas votre rire.
6- Ayez un code vestimentaire pour les réunions à distance
Le travail à domicile permet généralement d’avoir une journée de travail plus détendue, mais certaines personnes vont trop loin dans la modération. Assurez-vous que vos employés connaissent les attentes de l’entreprise concernant leur tenue vestimentaire.
7- Donnez à tous les participants la possibilité de s’exprimer
Lors d’une réunion régulière, vous pouvez vous attendre à ce que les gens prennent la parole lorsque cela est nécessaire. En raison d’un manque de repères sociaux et du silence recommandé, les gens peuvent éprouver des difficultés à dire ce qu’ils ont à dire. L’animateur ou le responsable de la réunion doit demander spécifiquement aux gens de prendre la parole ou donner à tous les participants la possibilité de donner leur avis ou de partager leurs idées.
Dans une réunion à distance, certains employés sont plus à l’aise pour parler et vous ne voulez permettre à personne de dominer. Par conséquent, l’animateur peut vouloir appeler les gens par leur nom pour permettre à chaque membre de l’équipe de communiquer.
8- Utiliser la fonction de chat et les capacités vidéo de l’outil
Si votre outil de réunion virtuelle dispose d’une fonction de chat, dites aux gens de l’utiliser. La fenêtre de chat est un endroit précieux pour noter les idées importantes et poser des questions sans interrompre le présentateur.
Vous pouvez également demander à vos plateformes de réunion à distance d’activer la composante vidéo de l’outil ou de l’ordinateur portable. C’est un moyen utile d’aider les gens à rester concentrés sur leur tâche et à participer efficacement à une réunion à distance.
Si vous pouvez vous voir, vous savez si votre collègue participe ou non à la réunion. Si vous utilisez le contact visuel, demandez aux participants de s’asseoir dans un endroit de leur maison qui soit serein et qui ne soit pas visuellement distrayant.
9- N’ayez pas peur d’aborder les questions difficiles lors d’une réunion à distance
Il peut être tentant de suggérer que tout le monde attend d’être de retour au bureau pour aborder certains problèmes urgents. Mais vous devez vous attaquer dès maintenant aux sujets de préoccupation actuels. Repousser les problèmes permet de les accélérer, ce qui est contre-productif pour la réussite des entreprises.
10- Traiter les gens avec gentillesse et respect
Si les gens ont tendance à être plus gênés à la caméra que dans les conversations en face à face, faire preuve de courtoisie est toujours un bon conseil pour toute forme de rencontre. Ne critiquez pas les gens pour leur éclairage, le placement de la caméra ou tout autre problème visuel pendant la réunion. Le temps de corriger ces choses est avant la réunion, en tête à tête.
Nous espérons que ces conseils vous aideront à rendre vos réunions à distance plus efficaces et plus utiles. Ils devraient non seulement servir d’outil pour aider vos employés à se sentir plus à l’aise devant une caméra et à participer, mais aussi renforcer votre capacité à mener et à gérer le flux de la conversation. Et, comme de nombreux défis professionnels, vos réunions virtuelles s’amélioreront avec le temps, la pratique, la persévérance et la patience.
