Les entreprises en phase de démarrage ont beaucoup de demandes sur le temps d’un employé. De l’obtention du produit à la commercialisation pour de nouveaux clients à la mise en ligne du capital, il s’agit d’une bataille sans fin pour s’intégrer à tout ce travail en un temps limité.
Mais, ce que je vois souvent, c’est que la productivité est comprimée par les entrepreneurs en début de carrière qui planifient trop de réunions, ce qui empêche les employés d’avoir suffisamment de temps pour faire leur travail. Et, lorsque la productivité ralentit, les résultats de l’entreprise en pâtissent et les employés commencent à chercher la porte dans la frustration. Laissez-moi vous expliquer plus loin.
Pourquoi tant de réunions sont programmées
Il y a plusieurs raisons de programmer une réunion. Certaines sont des réunions récurrentes entre les patrons et leurs employés qui communiquent directement, pour les vérifications hebdomadaires et les besoins collaboratifs de l’équipe. Certains sont des réunions uniques pour des éléments non-récurrents, comme la planification stratégique annuelle, l’extinction d’un feu de client ou les événements de team building. Mais, la plupart se mettent en place parce que les entrepreneurs sont inexpérimentés et ne savent pas mieux. Cela est en grande partie lié au fait qu’ils ne font pas confiance à l’équipe pour faire leur travail ou qu’ils ont besoin de contrôler chaque décision prise. C’est cette dernière catégorie qui est le tueur.
L’effet négatif sur les employés
Les employés sont frustrés quand deux choses se produisent lors de réunions. D’abord, ils pensent que c’est une perte de temps, et ils ne savent même pas pourquoi ils sont nécessaires dans la salle (alors n’invitez pas tout le monde à chaque réunion, n’invitez que ceux qui ont réellement besoin d’être là).
Deuxièmement, ils sont frustrés de s’asseoir à une réunion, et ne pas s’asseoir à leur bureau pour faire leur travail plus rapidement (donc maximiser leur temps à leur bureau, pas le vôtre). Ou, troisièmement, ils s’offusquent de ne pas avoir la confiance nécessaire pour faire leur travail, par un patron qui estime avoir besoin de surveiller étroitement toutes les décisions (afin de permettre à vos employés de prendre des décisions sans vous).
Tout cela est une recette pour un désastre, souvent des employés cherchant la sortie, où le roulement du personnel qui en résulte peut être paralysant pour une jeune entreprise qui a besoin de courir à toute vapeur, le plus rapidement possible.
Étude de cas
Une fois, j’ai commencé à travailler comme directeur intérimaire chez un nouveau client et j’ai reçu une équipe de personnes à gérer. Le premier jour, on m’a remis un calendrier de toutes les réunions hebdomadaires auxquelles je dois participer avec mon équipe. J’ai regardé la longue liste et j’ai réalisé qu’environ 40% de mon temps était dans des réunions, dont beaucoup que j’ai jugé inutiles, un processus hérité d’un gestionnaire précédent. Je n’avais pas deux jours par semaine à perdre pour faire mon travail.
Donc, j’ai rassemblé l’équipe et demandé ce que chacune des réunions essayait d’accomplir, et nous avons convenu que nous n’avions pas besoin d’autant, en fusionnant plusieurs des réunions en une seule. Et, j’ai demandé à chacun des employés de regarder leurs horaires personnels, et de couper les réunions inutiles. Une de ces personnes a dit qu’elles participaient à des réunions qui consommaient 80% de son temps chaque semaine. Je lui ai demandé comment il avait travaillé? Il a dit qu’il n’a pas !!
Il a dit qu’il était obligatoire qu’il participe à ces réunions et qu’il n’avait pas le choix. Ce à quoi j’ai répondu qu’il devait réduire son temps de réunion à 20% du temps, en perdant 75% de ses réunions. Il est devenu blanc comme un fantôme en disant que c’était impossible. Où j’ai creusé et dit que ce n’était pas seulement possible, mais nécessaire à la fin de la semaine. Après avoir repensé son temps, il a priorisé seulement les réunions les plus importantes, réduit sa charge de travail à la cible, et a commencé à faire son propre travail, renversant des années de plaintes qu’il était le goulot d’étranglement pour les autres dans leur travail. terminé.
Combien de réunions devraient être programmées?
Pour moi, j’essaie de limiter mes réunions hebdomadaires récurrentes à 20% de mon temps. Une rencontre en tête-à-tête avec chacun de mes rapports directs, une rencontre avec la personne qui me gère et une réunion avec mes pairs pour collaborer sur les besoins entre les départements. Cela laisse beaucoup de temps pour les réunions ponctuelles qui se déroulent dans le cours normal des affaires, encore une fois qui devrait être plafonnée dans ce cadre de 20 pour cent. Cela me permet de travailler efficacement sur le travail le plus important qui doit être fait et permet à mon équipe de travailler efficacement sur leur travail le plus important. De plus, lorsque les gens commencent à vérifier des projets de leur liste de tâches, ils éprouvent un sentiment d’accomplissement, l’entreprise avance et une ambiance saine est maintenue au bureau.
Les organisations plates prospèrent le mieux
Donc, mon appel à vous tous les entrepreneurs, ne pas étouffer la vie de vos entreprises avec trop de réunions. Embaucher des gens intelligents, leur faire confiance pour faire leur travail, et leur permettre de faire le travail pour lequel ils ont été embauchés. Vous n’avez pas à gérer toutes les décisions. Donnez à votre équipe les moyens de prendre ses propres décisions dans une structure organisationnelle horizontale. Même s’ils font des erreurs, ça va, ils vont apprendre d’eux. Mais, l’équipe se déplacera deux fois plus vite pour faire avancer les choses, que si elle était chargée d’un tas de réunions. La vitesse compte avec les startups.
Mettez-vous au défi et à tous les employés de votre entreprise de plafonner leurs réunions hebdomadaires récurrentes à 20% de leur temps. C’est un jour par semaine, ou huit heures dans une journée de travail normale. C’est jusqu’à 16 réunions de trente minutes qu’ils peuvent programmer, beaucoup de créneaux avec lesquels travailler.
Oui, j’ai dit trente minutes, les réunions efficaces n’ont pas besoin d’être plus longues que ça. Donc, cela signifie venir aux réunions organisées avec une attente fixe sur la façon dont ils vont être courus chaque semaine. Et, s’il n’y a rien de nouveau à mettre à jour cette semaine, il n’y a rien de mal à annuler les réunions. Donnez à votre équipe la flexibilité de ne faire que des réunions qui lui semblent absolument nécessaires.
Comme vous pouvez probablement le dire, je ne suis pas un fan de la planification de trop de réunions. Cela mène souvent à la lutte contre des problèmes comme la paralysie de l’analyse, la gestion par le comité, la microgestion, les employés mécontents et une perte globale de la productivité des entreprises. Au lieu de cela, prenez une part plus active dans la gestion de votre équipe, lancez votre entreprise dans la prochaine vitesse et commencez à éliminer toutes les réunions inutiles des calendriers de tout le monde. Vous serez choqué combien plus de travail commence réellement à se faire!
